取締役会議事録、株主総会議事録とは
会社法における議事録には、株主総会議事録と取締役会議事録などがあります。
①株主総会議事録
株主総会議事録とは、株式会社において株主総会で議論や決定された内容を記録した書類または電磁的記録です。会社法で作成が義務付けられています。
【株主総会議事録の記載事項】
株主総会が開催された日時と場所
議事の経過の要領と結果
会社法に定められた特定の意見・発言内容
株主総会に出席した各取締役等の氏名・名称
株主総会に議長を立てた場合の氏名
議事録作成を行った取締役の氏名
出席株主数
【株主総会議事録の作成】
法律で厳格に様式が決まっているものではないものの、記載すべき事項は決まっています。
必要な項目などに漏れが生じないよう、ひな形などを参考に作成するとよいでしょう。
株主総会決議により登記内容に変更が生じる場合には、登記申請の添付書類としても利用されます。
【株主総会議事録の保管】
本店には原本を10年間、支店には写しを5年間保管する義務があります。
義務である株主総会議事録の作成や保管を怠った場合、取締役は10万円以下の過料を科される可能性があります。
②取締役会議事録
取締役会議事録とは、株式会社の取締役会で議題として取り上げられた内容を記録した書類または電磁的記録です。会社法で作成が義務付けられており、会社の意思決定プロセスを明確にする重要な法定文書です。
取締役会議事録には、次のような内容が記載されます。
開催日時・場所
出席者
取締役の発言内容
決議事項
決議の経過と結果
特定の議題に利害関係を持つ取締役の氏名
競業や利益相反取引に関する事実の報告
取締役会議事録は、取締役会を開いた日から10年間保管する必要があります。
取締役会議事録を作成する目的は、合意形成の記録、紛争防止、承継の円滑化、 取締役や監査役の代替わりや事業継承の際のトラブル防止があげられます。
取締役会議事録、株主総会議事録の翻訳公証・アポスティーユ申請が必要な場合とは
では、取締役会議事録、株主総会議事録の翻訳公証・アポスティーユ申請が必要な場合とはどんな場合なのでしょうか？
これは例えば以下のような場合です。
１．韓国に日本の株式会社の日本支店があり、代表取締役の変更があった。
２．イギリスの会社の日本支店の支店長が変更された。
３．カナダに支店のある日本法人が増資により、本社の日本法人の資本金が増加した。
このような場合に、海外の登記所や税務署に対し、変更がなされたことの証明のため、取締役会議事録や株主総会議事録の翻訳公証・アポスティーユ申請が必要となります。
取締役会議事録、株主総会議事録の翻訳公証・アポスティーユ申請が必要な場合の問題点
しかしながら、取締役会議事録や株主総会議事録は法律の専門用語がたくさん出てきますので、取締役会議事録や株主総会議事録を英訳することは簡単ではありません。
また、翻訳ができたとしても、公証やアポスティーユをどのようにしたらいいのか、途方に暮れる場合も多いようです。
当事務所のサービス
でも、ご安心ください。
当事務所では、取締役会議事録、株主総会議事録の翻訳公証・アポスティーユ申請でお困りの方のため、取締役会議事録、株主総会議事録の翻訳公証・アポスティーユ申請代行サービスを行っております。
海外に上記のような公証済みの書類を提出する必要がある企業様は、下記より必要事項を添付し、原文データを添付のうえ、お問い合わせください。
原文データのない状態でのお見積もりや電話での概算お見積もりは致しかねますので、ご了承ください。
